Parlare oggi di sostenibilità non è di certo semplice. La sostenibilità è infatti un concetto che opera su piani diversi: da una parte quello politico, volto a interventi di valorizzazione ambientale per l’ottimizzazione delle risorse, dall’altro quello sociale che punta a sensibilizzare gli individui per migliorare, con piccoli gesti, le condizioni ambientali, sociali ed economiche di un territorio. E’ con questa riflessione che organizzare oggi un evento sostenibile significa dunque raffinare le dinamiche organizzative di iniziative che hanno un grosso impatto nel contesto in cui si inseriscono e sensibilizzare i partecipanti ad intraprendere comportamenti in linea con una politica sostenibile, non solo in termini ambientali, ma anche in termini sociali ed economici. Ogni evento ha infatti un grande impatto sul territorio che coinvolge, sia per i fornitori con cui si collabora, sia per i partecipanti a cui si rivolge, che all’ambiente in cui è inserito. Si definisce infatti evento sostenibile l’evento “ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita”. (definizione UNEP Green meeting Guide 2009).

Ciò che caratterizza un evento sostenibile è dunque l’approccio progettuale, organizzativo ed esecutivo con il “più basso impatto ambientale possibile” laddove un approccio sbagliato, impreciso o parziale può avere serie conseguenze e all’interno del quale occorre operare nel segno della massima attenzione, trasparenza e correttezza in un’ottica di responsabilità. 

Il fine è operare un controllo a 360° su ogni aspetto dell’evento. Il mezzo è il coinvolgimento di tutte le parti interessate che, direttamente o indirettamente, entrano in gioco. Questo contesto comprende quindi: organizzatori, fornitori, sponsor, forza lavoro, partecipanti e perfino abitanti nell’area di svolgimento dell’evento. 

Tutti i soggetti coinvolti, anche chi lavora dietro le quinte, possono e devono dare il proprio contribuito a rendere l’evento sostenibile. Diventerà un punto a favore di una scelta davvero virtuosa, selezionare fornitori locali e personale di zona; utilizzare ad esempio Catering in possesso di certificazioni che dimostrano l’utilizzo di prodotti regionali e coltivati biologicamente. Lo stesso può dirsi per la scelta a favore di prodotti del commercio equo e carni provenienti da allevamenti che tengono conto del benessere animale. Senza contare infine il corretto smaltimento dei rifiuti, che va effettuato nel rispetto della legge, e soprattutto dell’ambiente. 

Perché organizzare un evento sostenibile?

In realtà si tratta di una domanda retorica, simile a “perché fare la cosa giusta?”. La risposta è: “ovviamente perché è giusto farlo”. Tuttavia in un sistema di business serve qualche motivazione in più. Ecco quindi una lista di alcuni vantaggi dell’organizzare un evento sostenibile.

  • Abbattimento dei costi grazie al risparmio di risorse;
  • Riduzione dei rischi di gestione;
  • Miglioramento sotto il profilo della brand awareness e brand reputation;
  • Incremento della crescita aziendale;
  • Accreditamento verso gli stakeholder in termini di valori positivi e responsabilizzazione.

Il ciclo di vita di un evento 

Congressi, fiere, manifestazioni sportive o concerti, cominciano a emettere CO2 molto prima del loro effettivo inizio. La fase dello svolgimento, con partecipazione pubblica, è solo una delle tante, quella più visibile. Dietro c’è una complessa macchina organizzativa, e “questa macchina inquina”.

Inoltre, l’impatto sull’ambiente non finisce neppure con il termine delle attività. Infatti, ci sono da smaltire i rifiuti e assorbire eventuali effetti a breve e medio termine sul territorio. È dunque evidente che creare un evento sostenibile non è facile, però è possibile ed è in più doveroso. 

Gli ambiti di intervento e di miglioramento di un evento sostenibile sono tantissimi e vanno dai macro-processi ai gesti più piccoli. Spesso si pensa in grande e poi ci si perde nei dettagli. Senza dubbio un evento è un potente strumento di comunicazione e di brand awareness. 

È però anche una preziosa opportunità di condivisione e sensibilizzazione rispetto a una tematica che coinvolge tutti. Ecco perché oltre ad un atteggiamento razionale e consapevole serve un vero cambio di mentalità culturale. 

Tra esperienza e sperimentazione 

Un evento sostenibile è un organismo complesso e multisfaccettato. Non basta “supporre” di conoscere l’argomento o la materia, serve professionalità ed esperienza consolidata. Accanto a questa c’è bisogno della capacità di innovazione e il buon senso nello sperimentare soluzioni innovative. A questo punto è chiaro che la perfetta sinergia e sincronia di tutti gli ingranaggi è l’elemento principale di un evento sostenibile. Altre possibili strategie possono essere: 

  • Prevenzione: in fase di pianificazione dell’evento si valutano le alternative a minor emissione CO2;
  • Acquisto crediti di carbonio: si tratta di titoli che “danno il diritto” di produrre una certa quantità di gas serra compensando attraverso il finanziamento di iniziative di tutela dell’ecosistema. Un esempio è promuovere la piantumazione di alberi. 
  • Entrambe: laddove non è stato possibile individuare un’opzione meno inquinante, si tenta di ripristinare una sorta di equilibrio tramite l’acquisto di carbon credit. 

Ricetta di un evento sostenibile: ingredienti che non possono mancare 

La ricetta di un evento sostenibile è molto elaborata. Bisogna conoscere ogni ingrediente e saperli anche dosare nella maniera adeguata. Ecco quindi altri fattori che possono essere impostati e implementati in una prospettiva ecologica ma anche di consapevolezza più profonda e globale: 

  • Trasporti e accessibilità: questo aspetto è quello con l’impronta CO2 più pesante in assoluto. Bisogna fare in modo che la location sia facile da raggiungere e che tutti i partecipanti (personale, ospiti e protagonisti) viaggino con mezzi pubblici, con car sharing o addirittura a piedi. Anche gli stessi organizzatori possono ridurre gli spostamenti con riunioni e call a distanza. 
  • Inclusività. Discorso strettamente collegato è consentire la fruizione dell’evento al maggior numero di utenti. Va quindi predisposta l’accoglienza per ospiti stranieri, soggetti diversamente abili e portatori di handicap. Ciò può realizzarsi predisponendo la fruizione dell’evento con schermi dotati di sottotitoli, traduttori simultanei, corner audio/video nella lingua dei segni e pannelli in braille per non vedenti. 
  • Efficienza energetica: illuminazione, riscaldamento, consumi di acqua e energia elettrica, climatizzazione e ogni altro uso di risorse va impostato sfruttando fonti rinnovabili o almeno utilizzando attrezzature a basso consumo;
  • Gestione rifiuti: prediligere imballaggi e articoli biodegradabili, promuovere la raccolta differenziata. L’utilizzo in un evento della borraccia consentirà ad esempio la riduzione del rifiuto derivato dalle bottiglie di acqua oppure l’assenza di stampe azzererà i rifiuti di carta. 
  • Food and beverage: una buona idea è puntare su menù vegetariani, vegani, agricoltura biologica o in ogni caso rivolgersi a produttori locali a chilometro zero. In questo modo si valorizza anche il territorio. Inoltre, il cibo non consumato può essere riutilizzato e dato in beneficienza. Anche nella redistribuzione degli esuberi va fatta a stretto raggio in modo da creare valore e beneficio per l’area geografica di riferimento. 
  • Comunicazione e merchandising: evitare la carta o se non è possibile almeno utilizzare quella riciclata. Pubblicità, partecipazioni, inviti o altro materiale va diffuso online con invio di mail, QRCode e altro strumento digitale e app. Usare materiali riciclabili anche per gadget e accessori omaggio. La stessa comunicazione deve far passare il messaggio di sostenibilità;

Si scrive passione e affidabilità, si legge Olly Services

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