Da cosa dipende il successo di un evento aziendale? Da tantissimi fattori: dalla scelta della location ai relatori e coloro che hanno preso parte all’evento passando per la qualità dei contenuti proposti. Perché un evento corporate funzioni (che sia un convegno, una fiera, un congresso o qualsiasi altra manifestazione) e raggiunga gli obiettivi prefissati, svolge un ruolo cruciale la figura professionale dell’Hostess Congressuale. Vediamo di cosa si occupa, quali caratteristiche deve avere e qual è il suo contributo all’interno di un evento aziendale di qualità.
Il lavoro dell’Hostess Congressuale
All’interno di un evento aziendale uno dei primissimi compiti dell’Hostess Congressuale è quello della presenza. Questa è una figura professionale che deve essere visibile, disponibile e facilmente reperibile nel momento in cui tutti i partecipanti all’evento (ospiti, collaboratori, clienti, fornitori e stakeholder vari) arrivano all’ingresso della location in cui si svolgerà quella manifestazione.
È in questo momento che entra in gioco l’Hostess Congressuale che ha il compito di accogliere gli ospiti, fornire informazioni e indirizzarli verso le varie aree. Molto dipende dal tipo di evento: una presentazione o una conferenza stampa, per esempio, richiedono che tutti i partecipanti siano fisicamente nella stessa sala, mentre in una fiera o altri eventi simili, ci possono essere più padiglioni e aree che offrono diversi contenuti. L’Hostess Congressuale, quindi, ha il compito di presentare le varie attività disponibili, promuoverle e fornire tutti i dettagli (anche pratici legati, per esempio, agli orari o alla custodia degli effetti personali) necessari.
Per rispondere a questi compiti, seguendo le indicazioni di chi ha organizzato l’evento, è indispensabile avere diverse competenze di base e trasversali. La conoscenza di più lingue è imprescindibile, ma anche la predisposizione alla comunicazione, la cortesia e la capacità di problem solving sono skills molto importanti. L’Hostess Congressuale, infatti, non si occupa “solo” di ricevere gli ospiti e registrarne la presenza, ma a seconda del tipo di evento può doversi occupare di diverse mansioni e dover gestire imprevisti e difficoltà di vario tipo. È indispensabile saper fornire informazioni chiare e mantenere fermezza, senza mancare di rispetto all’interlocutore e sapendo gestire anche le situazioni più critiche.
I compiti dell’Hostess Congressuale non si esauriscono all’inizio dell’evento, ma proseguono durante tutta la sua durata. Sia perché gli ospiti possono necessitare di informazioni e avere altri bisogni, ma anche perché l’evento potrebbe prevedere pause e cambi di location che richiedono un’attenta e meticolosa gestione del timing. Il suo lavoro continua fino al termine dell’evento occupandosi delle varie necessità che tanto i relatori quanto gli ospiti possono avere.
Oltre ad accogliere ed accompagnare gli ospiti, tra le mansioni di competenza dell’Hostess Congressuale ci sono, ancora, la distribuzione di materiale cartaceo (volantini, brochure, documenti informativi, eccetera), la raccolta di informazioni, l’allestimento del materiale promozionale, la distribuzione di eventuali gadget e la sistemazione del guardaroba. L’Hostess Congressuale può inoltre fungere da supporto per gli organizzatori e i relatori, occupandosi della gestione degli interventi al microfono, della consegna di premi e riconoscimenti, così come della direzione e coordinamento dei vari interventi.