Chi ha la responsabilità di organizzare un evento aziendale sa quanto sia importante prestare massima attenzione e cura a tutti gli aspetti che contribuiscono a rendere quell’iniziativa realmente di successo. Uno degli aspetti da non sottovalutare è quello legato alla realizzazione dell’invito per l’evento aziendale che si sta realizzando. Non è un semplice promemoria o una comunicazione meno importante delle altre, ma uno dei “segreti” per dare a quell’evento l’importanza, l’attenzione, la visibilità e la partecipazione sperata.
5 elementi chiave per realizzare l’invito per un evento aziendale
1-Un invito per ogni destinatario
La lettera d’invito per un evento aziendale è la comunicazione rivolta a tutti i potenziali partecipanti; ma questi non sono tutti uguali. Per essere realmente performanti gli inviti agli eventi aziendali devono essere scritti e realizzati in funzione di coloro che li riceveranno. A un evento corporate possono partecipare i dipendenti e i manager, ma anche i collaboratori esterni, gli stakeholder e altre tipologie di partecipanti. Così come ci si può rivolgere a persone che in passato hanno già partecipato a un evento di quell’azienda e potrebbero non necessitare di informazioni sulla storia societaria. Differenziare l’invito è utile anche per prevedere un tono di voce differente e contenuti specifici per un relatore, un partecipante o qualcuno che, per esempio, deve ricevere un premio.
2-Il formato giusto
Un aspetto importante da non trascurare è quello legato al formato dell’invito. Meglio un’e-mail, una lettera, una landing page o un volantino? Non esiste un’opzione migliore delle altre in assoluto, tutto dipende dal tipo di evento e dai destinatari della comunicazione. Per un evento online, può essere preferibile un’email o una comunicazione digitale mentre per un’iniziativa in presenza, in alcuni casi, meglio una lettera, prestando comunque attenzione, anche in questo caso, allo sviluppo di un evento sostenibile (per esempio stampare solo il necessario e prediligere carta riciclata o piantabile). Dal formato fisico o digitale dipende poi la scelta della dimensione estetica (grafica e design), prestando attenzione a rendere la comunicazione chiara, semplice e leggibile sia nei font che nell’impaginazione e nel tipo di immagini utilizzate.
3-Struttura l’invito
C’è poi da predisporre il contenuto dell’invito. Devono esserci tutte le informazioni essenziali (data e ora, sede della location con le indicazioni per raggiungerla), eventuali informazioni sul programma, gli interventi dei relatori e indicazioni sull’abbigliamento o su aspetti essenziali per assicurare la partecipazione di tutti gli invitati. A seconda del formato scelto va individuata la call to action migliore anche in relazione all’obiettivo di quell’invito (registrarsi online, confermare la partecipazione, eccetera). Inoltre l’invito deve essere realizzato seguendo la Visual Identity dell’azienda. Si tratta del modo in cui un brand comunica attraverso gli elementi visivi. È molto importante prestare attenzione a questo aspetto sia in termini di continuità all’intera comunicazione aziendale che per rendersi immediatamente riconoscibili dai partecipanti.
4-Scrivere un testo efficace e in linea con il tone of voice aziendale
Scrivere il contenuto di un invito a un evento corporate sembra l’aspetto più facile e proprio per questo, spesso, il più trascurato. È importante mantenere uno stile professionale e in linea con il tono di voce dell’azienda e del destinatario (una figura istituzionale richiede accorgimenti diversi rispetto a quelli previsti per un collaboratore interno).
5-La tempistica è tutto
Considerando, come abbiamo visto, che l’invito può essere inviato per informare dell’iniziativa aziendale ma anche come promemoria e per ricevere conferma della partecipazione è necessario pianificare con grande attenzione quando inviarlo. A proposito di tempistiche è altrettanto utile prevedere diverse comunicazioni. Una buona strategia può essere quella di inviare innanzitutto una mail preliminare, un “save the date” con il quale anticipare la data dell’evento ma senza svelarne il contenuto o troppi dettagli. Quindi, successivamente, inviare l’invito vero e proprio e a ridosso dell’evento un promemoria con le istruzioni pratiche. In questo modo si alleggerisce l’invito, si mantiene alta l’attenzione sull’evento e i partecipanti ricevono comunicazioni essenziali, chiare e utili.
Nell’organizzazione di un evento le tempistiche sono fondamentali per garantire di predisporre al meglio tutti gli aspetti logistici anche andando incontro a imprevisti e cambiamenti improvvisi.