Organizzare un meeting aziendale di successo significa creare un evento a metà strada tra lavoro e promozione del brand. Per farlo bisogna centrare l’obiettivo e creare l’atmosfera giusta per determinare la buona riuscita dell’evento. Vediamo insieme quando serve e come organizzarlo al meglio.

Meeting aziendale: cos’è e a cosa serve

Il meeting aziendale è un incontro lavorativo che serve a rafforzare la coesione fra il manager e i suoi dipendenti, migliorare i processi lavorativi e incrementare la produttività. Per organizzarlo occorrono strumenti di pianificazione e analisi delle performance affinché il risultato finale risulti perfetto. Molte aziende hanno al loro interno personale specializzato nella gestione di meeting aziendali, ma spesso ricorrono anche a ditte esterne. Come Olly Services, dotato di un team altamente qualificato in grado di occuparsi dell’intera conduzione del meeting, dall’allestimento alla sponsorizzazione dell’evento, rispondendo alle esigenze più complesse.

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Tipologie di meeting aziendale

Prima di organizzare un meeting aziendale bisogna avere chiaro l’obiettivo che si vuole raggiungere e il target di riferimento. Da questo dipenderanno poi il luogo e la durata dell’incontro. Per capire meglio bisogna sapere che ci sono varie tipologie di meeting aziendale:

  • RIUNIONE DI LAVORO: manager e dipendenti si incontrano per confrontarsi sull’andamento del reparto e dell’intera azienda (nuove strategie e problem solving). L’incontro, a cadenza regolare, si svolge in azienda e può durare fino a un’ora.
  • ACCORDI COMMERCIALI: meeting tra partner commerciali, spesso investitori ma anche fornitori o clienti. Si può svolgere in apposite aree dell’azienda oppure in strutture specializzate che garantiscono una serie di servizi di qualità per coinvolgere e ammaliare i propri ospiti.
  • LANCIO DI PRODOTTI: l’incontro ha carattere unico e coinvolge un numero elevato di partecipanti, che possono essere dipendenti diretti o indiretti dell’azienda. L’obiettivo è quello di incrementare le vendite, perciò l’evento dovrà essere di impatto emotivo e coinvolgente.
  • CONFERENZA STAMPA: serve a comunicare una situazione rilevante che riguarda l’azienda. Può essere periodico (pubblicazione del bilancio annuale) o avere carattere unico (nuova politica aziendale o cambio dei vertici). L’evento avrà una risonanza mediatica, perché è prevista la presenza dei giornalisti, quindi la location dovrà supportare tutte le esigenze del caso (collegamenti ad internet, cavi di alimentazione, acustica, servizio di catering ecc.)

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Come organizzare al meglio

Per organizzare un meeting aziendale di successo ci vogliono competenza e strategia. Una squadra di professionisti dovrà occuparsi di ogni passaggio: dall’allestimento alla logistica, al tecnico, alla comunicazione, fino a strategie di marketing e social-media. Tutto deve essere impeccabile e soddisfare clienti e ospiti in ogni fase.

La location gioca un ruolo cruciale del meeting aziendale e ne determina la buona riuscita. Deve avere caratteristiche come capienza, attrattiva e funzionalità. Se si tratta di una sala, dovrà avere tutte le installazioni necessarie: rete wi-fi libera, impianto acustico, proiettore, comode sedute e tavolini per prendere appunti. Anche la comunicazione è importante. Bisogna raggiungere tutti i contatti creando una mailing list, e sviluppare sui canali social una viralità con contenuti, hashtag, stories, link in bio, call to action creando relazioni volte ad accrescere l’immagine aziendale e il suo business.

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