Un evento aziendale rappresenta un momento importante per la comunicazione e il marketing di un brand. Per definizione, è un incontro dedicato alle persone che lavorano nella stessa azienda il cui obiettivo strategico è quello di sviluppare nuovi contatti, consolidare quelli esistenti e aprirsi a nuove opportunità di crescita. Vediamo come organizzare un evento aziendale di successo.

Evento aziendale: tipologie e obiettivi

Prima di organizzare un evento aziendale bisogna capire innanzitutto come e perché farlo. Ci sono varie tipologie di evento: meeting, conferenze, serate di gala, convention, riunioni, congressi, e ognuna ha una finalità ben precisa. Dopo aver focalizzato l’obiettivo, si passerà quindi all’organizzazione. Se non avete uno staff interno che faccia fronte a tutti gli step, dalla pianificazione alla realizzazione dell’evento, si può chiedere aiuto a una ditta esterna, come Olly Services, in grado di soddisfare ogni richiesta tramite un ottimo servizio di organizzazione eventi.

Per capire meglio in cosa consistono i vari eventi, possiamo raggrupparli in tre grandi categorie:

  • EVENTI CORPORATE: Ha a che fare con la comunicazione, e il suo obiettivo è fare conoscere la brand identity di un’azienda. Fanno parte di questa categoria le convention o convegni (leggi alcuni consigli per organizzare un convegno di successo), e servono a presentare il progetto dell’azienda e i valori che la caratterizzano.
  • EVENTI TRADE: Riguarda le tecniche di marketing indirizzate al distributore. Si rivolge quindi ai partner commerciali dell’azienda, perciò l’evento dovrà trasmettere la forza, la concretezza e l’affidabilità del brand. Un esempio di trade aziendale è una serata di gala, un premio di produzione o un viaggio di lavoro.
  • EVENTI CONSUMER: Questo tipo di evento ha finalità commerciale, ed è quindi rivolto al pubblico. Solitamente si tratta del lancio del brand, di un nuovo prodotto, o di un nuovo punto vendita. Deve essere un evento entusiasmante, che colpisca e faccia aumentare le vendite.

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Gli step principali per un evento aziendale di successo

Pianificazione, strategia e creatività sono elementi indispensabili per il successo di un evento aziendale. Per essere impeccabili e non deludere le aspettative, occorre considerare alcuni aspetti e procedere con ordine. Gli step principali sono:

  1. BRIEFING: Preparare una breve riunione di lavoro, o briefing, in cui verrà individuata la strategia pubblicitaria e le linee guida da seguire.
  2. BUDGET: Il budget a disposizione determinerà l’entità dell’evento aziendale, perciò è opportuno utilizzare al meglio le risorse.
  3. TEAM: È importante creare una squadra connessa, che sappia svolgere i vari compiti in sinergia e abbia capacità di problem solving. Si passa dalla logistica alla comunicazione e sponsorizzazione dell’evento, all’eventuale prenotazione di alloggi per gli ospiti, alla fornitura del materiale per l’allestimento della location.
  4. LOCATION: È una delle scelte più importanti, perché da questa dipenderà la buona riuscita dell’evento. Tra i vari aspetti da valutare ci sono: la capienza, l’attrattiva, la funzionalità sotto vari punti di vista, dal libero accesso alla rete wi-fi alle barriere architettoniche.
  5. SPONSORIZZAZIONE: Volantini, brochure, depliant, manifesti pubblicitari sono indispensabili per sponsorizzare l’evento. Di pari passo vanno aggiunti i canali social, con dei post sempre aggiornati e accattivanti.
  6. CHECK–LIST: È fondamentale per seguire alla lettera tutti i passaggi, affinché non ci siano dimenticanze o sorprese dell’ultimo minuto. Allestimento, inviti, luci, audio, traduttori, catering: nulla deve essere lasciato al caso. Per un evento aziendale di successo la parola organizzazione significa proprio questo.
  7. CREATIVITÀ: Un evento aziendale deve essere preparato ad hoc per risultare interessante da ogni punto di vista, sia intellettuale che emozionale. Deve stupire i partecipanti, suscitare emozioni, quindi ai contenuti andrà di pari passo la forma e un certo grado di intrattenimento e mondanità.
  8. SOCIAL ENGAGEMENT: Creare una “viralità” all’interno dei social network servirà ad aumentare l’attrattiva e la memorabilità dell’evento aziendale. Dall’hashtag, alle stories al follow up, un professionista si occuperà di seguire passo passo il live blogging dell’evento.

Questi passaggi saranno fondamentali per un evento aziendale di successo, sia in termini di performance che di gradimento.

 

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