Una riunione aziendale è un momento importante e formativo per tutto il team che vi partecipa. È un’occasione di confronto, di scambio e di programmazione del lavoro ma anche di crescita professionale e personale, a patto che venga organizzata bene. Ci sono delle regole affinché la riunione sia efficace e produttiva, porti quindi dei vantaggi e non sia vista invece come una perdita di tempo o una dispersione della forza lavoro.
I tipi di riunione aziendale
Prima di convocare un incontro è bene definire l’oggetto della discussione e quindi che tipo di meeting sarà: ad esempio bisogna fare il punto di una situazione, risolvere un problema o presentare un nuovo progetto. Una riunione aziendale può essere:
- decisionale, dove vengono valutate delle proposte e fatte delle scelte;
- analitica, organizzata per analizzare e risolvere delle problematiche;
- di coordinamento, utile per scambiarsi informazione e organizzare le diverse lavorazioni;
- formativa, in cui verranno trasmesse delle conoscenze;
- motivazionale, dove viene coinvolto il team al fine di raggiungere un obiettivo.
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Invitare i partecipanti
Prima di tutto chi organizza la riunione deve avere chiaro in mente lo scopo dell’incontro e invitare solo i partecipanti veramente interessati. È importante fissare un ordine del giorno con pochi punti e convocare quindi solo chi è direttamente coinvolto nella discussione. No a riunioni aperte a tutti e molto lunghe. L’invito alla riunione deve giungere per tempo per consentire a tutti di organizzare il proprio lavoro e altri impegni. Vanno anche programmati gli interventi e fissata una durata massima sia delle singole esposizioni che della riunione stessa.
La sala per la riunione
In base al numero dei partecipanti e al tipo di riunione è necessario poi scegliere la location giusta in cui si terrà la riunione e verificare la disponibilità e gli spazi. Se sarà una riunione di aggiornamento i partecipanti avranno bisogno di un piano di appoggio (ad esempio un banco); se invece sarà il lancio di un prodotto sarà utile una sala come quella di un teatro; se si tratta di una riunione per poche persone meglio una sala piccola con tavolo classico rotondo dove potersi guardare l’uno con l’altro. In base al tipo di incontro è bene verificare anche quali strumenti (microfoni, proiettore o computer, lavagna) saranno necessari e il loro funzionamento.
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Le regole per una buona riunione
Per organizzare bene una riunione aziendale ci sono delle piccole regole da seguire. Prima di tutto una persona deve essere incaricata di coordinare la riunione, facendo una breve introduzione delle tematiche da affrontare. Servirà poi un’altra persona che possa prendere appunti per stendere un promemoria con le decisioni prese, le strategie da intraprendere e i soggetti da coinvolgere. Al termine della riunione sarà utile per stilare un verbale da consegnare a tutti i partecipanti.
A coloro che dovranno effettuare un intervento durante l’incontro è bene consegnare un’agenda preliminare e una scaletta con i temi degli interventi. Verificare se è necessario produrre del materiale (opuscoli, fotocopie) da consegnare ai partecipanti durante la riunione. Se la durata del meeting è piuttosto lunga, è meglio prevedere un “coffee break”, in modo da poter consentire ai partecipanti di ricaricare le energie per seguire al meglio tutto l’incontro.
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