7 Consigli per organizzare il convegno perfetto tratti dalla nostra esperienza

Organizzare un convegno è complicato.

Bisogna scegliere la location giusta, i fornitori, i relatori, gli spettatori, luci, colori, occorre avere tutto sotto controllo, essere multitasking, ben organizzati e pronti a risolvere qualsiasi imprevisto.

Per l’azienda organizzatrice fallire un convegno significa dare una brutta impressione del proprio operato, al contrario un evento riuscito è sinonimo di organizzazione, competenza e professionalità.

Ecco perché spesso conviene trovare un partner di fiducia che sappia trasmettere il proprio know how e prendere in mano le redini di una pianificazione traballante.

Lo sanno bene i nostri esperti organizzatori qui a Olly FM.

“Ogni convegno è unico e presenta dinamiche nuove che vanno affrontate con estrema precisione ed elasticità.”

Hai mai pensato a cosa può comportare la scarsa riuscita del tuo evento? Prova a riflettere sulle conseguenze: affrontare dei fornitori inferociti, opportunità di business mancate, sfiducia agli occhi di potenziali partner o la brutta figura con gli spettatori.

Grazie all’esperienza accumulata in questi ultimi 30 anni di attività abbiamo deciso di condividere alcuni consigli preziosissimi che abbiamo imparato sul campo per pianificare il tuo convegno di successo.

#1 Conosci il tipo di evento che stai organizzando

Jared Spool, scrittore ed esperto formatore americano, suggerisce l’esistenza di cinque tipi di evento diverso. Secondo lo scrittore il tipo di evento determina la sede, il prezzo del biglietto, il target di spettatori e molte altre variabili che ne definiscono l’unicità.

Eventi della comunità tribale: sono cose come il vertice IA, UXPA e Interactions. Lo scopo principale è quello di riunire persone che condividono un legame comune sul lavoro che svolgono. In molti casi, i partecipanti non incontrano nessun altro che faccia ciò che fanno eccetto in una conferenza come questa. Il programma riguarda in genere la condivisione di esperienze e tecniche.

Eventi di networking: questo è quello che le community fanno per portare le persone nella stessa stanza. Il programma svolge un ruolo secondario rispetto alle attività sociali, qui le persone si riuniscono per incontrarsi e salutare, vedere e farsi vedere. Le lunghe pause e la zona reception sono più importanti del contenuto informativo degli interventi.

Eventi fieristici: si tratta di veri e propri negozi temporanei per la vendita e il commercio. La presentazione dei prodotti è significativamente più importante degli interventi, che di solito sono informazioni commerciali pagate dagli sponsor. Macworld e CES sono due esempi di eventi fieristici.

Eventi educativi: questi sono i luoghi in cui i partecipanti vengono a imparare nuove conoscenze e abilità. Hanno una forte enfasi su chi sono i relatori e gli argomenti. Gli elementi sociali per il networking sono minimizzati, ma ancora presenti. La maggior parte delle conferenze di professionisti sono educative.

Eventi accademici: si tratta di conferenze volte a ottenere crediti editoriali. Esempi sono CHI, UIST e SIGGRAPH. I lavori devono essere sottoposti a una revisione e pubblicati in un volume per consentire agli autori di ottenere il credito di cui hanno bisogno per completare i loro studi.

— Jared Spool

#2 Organizza un team strutturato

Attento a non caricare di eccessiva responsabilità un singolo o troppe poche persone. Crea una gerarchia e affida il comando ai più esperti, dividi in gruppi e nomina dei responsabili di area. La cura e l’ospitalità degli oratori, le sponsorizzazioni, il design, il budget, i volontari, i contenuti, le pubbliche relazioni, i biglietti, i servizi legali e molto altro ancora sono aspetti che vanno tenuti sempre in considerazione. Non sottovalutare la parte back office, crea un team apposito in grado di prendere in carico l’imponente parte amministrativa.

#3 Sii un esempio per il team

Circondati di persone che condividono i tuoi stessi valori, le convinzioni e gli obiettivi e crea un team solido formato da componenti che si aiutano tra di loro. Il carattere ed il comportamento degli organizzatori influiscono molto sull’esperienza del convegno. Sii un un esempio per il tuo team, motiva i tuoi compagni e non perdere mai la pazienza!

#4 Il tuo convegno è un Business

Che sia un evento gratuito, un webinar o una conferenza internazionale annuale, si tratta sempre di affari che direttamente o indirettamente possono portarti a stringere importanti partnership commerciali. Specialmente in caso di eventi free ricordati di comunicare nella maniera corretta i metodi di accredito e disdetta di partecipazione. Eviterai così di sprecare la poltrona di un tuo futuro partner e ottimizzerai i costi.

#5 Pianificazione del budget

Quanto costa organizzare un convegno? Il budget di un convegno ha molti fattori da prendere in considerazione. Ti abbiamo preparato una checklist per ricordati le principali attività da preventivare:

• Affitto sede;
• Salario del personale;
• Spese di marketing;
• Gadget aziendali;
• Spese di registrazione;
• Trasporto aereo e terrestre;
• Alloggi;
• Cibo e bevande;
• Intrattenimento e ricreazione;
• Altoparlanti;
• Formazione del personale;
• Tasse e costi amministrativi;
• Apparecchiature audiovisive e costi di produzione;
• Costi informatici / Internet.

Oppure…

Lasciaci organizzare la tua conferenza-evento e togliti qualsiasi problema di organizzazione, amministrativo o questioni legali complesse. Affidati al nostro servizio di Organizzazione eventi e al nostro team di esperti.

#6 Progetta come raccogliere i feedback

Una volta concluso l’evento il lavoro non è finito. Raccogliere i feedback è un valore importante per apprendere dall’esperienza degli spettatori e migliorare gli eventi futuri. Pianifica e metti in atto una procedura per raccogliere feedback e organizzare i dati tenendo conto anche del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) .

Ecco due suggerimenti:

1. Raccogli i feedback con una mail automatica che invierai alla lista dei tuoi contatti;
2. Distribuisci un modulo di feedback durante le pause dell’evento per ricevere feedback direttamente sul posto.

#7 L’abito non fa il monaco

Non credere ciecamente che un hotel tradizionale o un centro congressi siano la soluzione migliore. Pensa innanzitutto alle esigenze e ai vincoli specifici dell’evento, quindi cerca una sede che soddisfi tali esigenze. Assicurati un luogo che offra più libertà possibile e che non costi una fortuna.

Ti siamo stati d’aiuto? Siamo lieti di aver condiviso una piccola parte di quello abbiamo imparato sul campo. Continua a seguirci per conoscere di più su come organizzare convegni ed eventi aziendali di successo.

 

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