L’ultima novità nel campo dell’accoglienza dei clienti è la receptionist virtuale, che affianca e non sostituisce del tutto il personale aziendale, ma che in alcuni punti della struttura consente di guidare e supportare il visitatore all’interno della sede. Questo servizio, quindi, sta cambiando e si sta trasformando in qualcosa di originale e innovativo, ma senza tralasciare il contatto umano. Molte aziende, infatti, attuano un’accoglienza al cliente mista, proprio perché il ruolo della reception è e rimane fondamentale, costituendo il primo punto di incontro con i clienti.
Il servizio offerto da Olly
Tutte le aziende, generalmente, hanno la reception all’entrata del proprio edificio. Una volta ricevute le indicazioni per raggiungere la sala o l’ufficio di proprio interesse, il visitatore lascia l’accoglienza ma soprattutto nelle strutture molto grandi si sente perso come in un labirinto.
Olly Services supporta le aziende in questo servizio garantendo sia figure professionali all’ingresso delle sedi per un servizio di qualità che schermi da posizionare nei punti più trafficati dell’edificio. Si tratta di monitor touch screen con un software in grado di dare informazioni preimpostate e quindi di guidare il visitatore, ma anche di collegarsi con una persona reale che può fornire assistenza al cliente. Con questo sistema misto di accoglienza (umano e virtuale), si offre un servizio efficiente e allo stesso tempo si evita di impiegare una risorsa a tempo pieno per una richiesta che avviene solo sporadicamente.
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Vantaggi e svantaggi di una receptionist virtuale
Chi sceglie di optare solo per un assistente virtuale, come stanno facendo alcuni alberghi e aeroporti, può garantire efficienza e doti organizzative, ma pecca sulle capacità di relazione e comunicazione. La receptionist virtuale fornisce qualsiasi tipo di informazione, permette all’azienda di velocizzare la gestione e la registrazione dei visitatori rendendo il processo automatico, ma non facile per tutti i clienti.
Pensiamo ad esempio alle persone in età avanzata che hanno meno dimistichezza con gli apparati elettronici o alcune aree del paese che hanno un sistema informatico ancora poco diffuso. La reception virtuale comporta un impatto con un ologramma, un robot o schermo e quindi gli utenti potrebbero trovarsi disorientati.
Per questo spesso a una receptionist virtuale viene affiancata in qualche modo un’assistente in carne e ossa, che è proprio la proposta di Olly per facilitare la registrazione e garantire comunque un’accoglienza calda che ci si aspetta e che un “robot” da solo non può dare. In questo modo si eviteranno file snervanti e scomode e un servizio rapido ed efficiente.
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